身元保証書とは？どんな目的で利用するのか基本的な意味を解説！

企業に入社したときに提出を求められる書類の中に“身元保証書”というものがあります。しかし、身元保証書がなぜ必要なのか分からない方や、誰を保証人にしようか悩んでいる方も多いでしょう。そこでこの記事では、身元保証書の目的と保証人選び、書き方まで解説します。しっかりチェックしてください。

身元保証書とは

身元保証書とは、その名のとおり、その人の身元を保証するものです。本人以外の第三者がその人物の身元を保証し、万が一企業に損害を与えたとき、本人と一緒に保証人も責任を負うことになります。身元保証書は、企業に新入社員として入社したときに提出を求められることが多いですが、義務付けられているわけではないため、企業によってまちまちです。

身元保証書の目的

身元保証書は、なぜ提出するのでしょうか？身元保証書の目的を見ていきましょう。

信頼性を保証するため

身元保証書は、その人物の信頼性を保証する目的があります。企業は人材を採用するとき、書類選考や数回の面接を通して、自社に適した人材かどうかを見ると同時に、その人の人柄や信頼できるかどうかを判断します。そのため、内定が決まった時点である程度信頼されているといえるでしょう。身元保証書は、その信頼性の裏付けともいえるでしょう。

損害賠償責任を保証するため

身元保証書は万が一本人が企業に損害を与えたとき、保証人が本人の代わりに賠償責任を負うための効力を持っています。ただし、本人が企業に損害を与えたとき、最初から保証人にも賠償責任があるわけではありません。身元保証人に記載された保証人が賠償責任を負うのは、本人に支払い能力がなかったり逃走したりしたときです。

仕事への責任感を自覚させるため

身元保証書は、入社する本人に仕事に対する責任感を自覚させるという目的もあります。第三者に保証人を依頼するとなると、保証人にも迷惑をかけないよう、企業に損害を与えずにきちんと仕事をしようという責任感が生まれるでしょう。新たに入ってくる従業員にその責任感を自覚させるために、身元保証書を提出させるのです。

緊急連絡先としての役割

身元保証書は、緊急連絡先としての役割ももっています。そのため、緊急連絡先の提出が身元保証書の提出を兼ねている企業も多くあるでしょう。

身元保証書の保証人は誰にすべき？

身元保証書の提出を求められたとき、保証人を誰にすべきか悩む方も多いでしょう。身元保証書の保証人は、1～2人を設定するのが一般的です。また、身元保証書の保証人を依頼できるのは成人に限ります。そして、万が一の賠償責任を負う観点から、経済力がある人が望ましいでしょう。

そのほか、同世代の知人や友人などを認めないという会社も多いです。したがって身元保証書の保証人を依頼する相手としては、両親やつながりの強い血縁者に依頼をするのが確実でしょう。

依頼できる人がいなかったら企業に相談しよう

両親やつながりの強い血縁者が近くにいないなどで、保証人を依頼できる人がいないという方もいるでしょう。保証人を依頼できる人がいない場合は、まずは企業に相談しましょう。

身元保証書の書き方

身元保証書は、提出すればそれでOKというわけではありません。正しく記載をすることで、初めて効力を発揮します。ここで、身元保証書の書き方を押さえておきましょう。

身元保証書に記載する主な内容

身元保証書に記載する主な内容は、雇用される本人の住所・氏名・生年月日・印鑑、保証人の住所と氏名・生年月日・印鑑、雇用される本人が就業規則を遵守して真面目に勤務することの保証、万が一のときに本人と連帯して損害賠償責任を負うことです。

自分で作成する場合はテンプレートの利用がおすすめ

多くの場合、企業が身元保証書の用紙を用意し、空欄を埋めることになります。しかし、身元保証書を自分で作成するケースもあります。その場合は、テンプレートを利用するのがおすすめです。そのうえで、上述した内容を漏れなく記入してください。

基本的に保証人が直筆、印鑑も別のものを

身元保証書へのサインは、基本的に保証人本人が直筆で書きます。また、本人と保証人が家族で両者の名字が同じという場合もありますが、印鑑は必ず別のものを捺印してください。

本人が代筆することはNG

身元保証書の保証人を依頼した人が、遠方に住んでいるなどの理由で直接書けないという方もいるでしょう。しかし、入社する本人が保証人の代わりに代筆をすることは認められません。本人が代筆してしまうと、そもそも保証人にきちんと了承を得たのかどうかを疑われてしまい、身元保証書として認めてもらえません。したがって、もし依頼したい保証人が保証書へサインできないという場合は、別の人に保証人を依頼することも視野に入れましょう。

まとめ

身元保証書の目的と書き方についてご紹介しました。身元保証書は、本人の身分や信頼性を保証する目的のものですが、そのほかにも損害賠償責任の保証や緊急連絡先としての役割を持っています。そして法的な書類のため、不備があると効力を発揮しません。身元保証書を書くときは、誰に保証人を依頼するかをよく考え、間違いがないように正しく記載をしましょう。